Rzecznik Finansowy

Aktualnie znajdujesz się na:

Sygnaliści zewnętrzni

Informacja dla sygnalistów w ramach procedury Zgłoszeń zewnętrznych Rzecznika Finansowego

  • Podstawa prawna

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928) zwanej dalej „ustawą o ochronie sygnalistów”, Rzecznik Finansowy w charakterze organu publicznego, przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne zawierające o naruszeniu prawa. Poprzez naruszenie prawa należy rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście prawa, w zakresie określonym  w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

  • Sygnalista 

Zgodnie z art. 4 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów, Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

  1. pracownik
  2. pracownik tymczasowy,
  3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  4. przedsiębiorca,
  5. prokurent,
  6. akcjonariusz lub wspólnik,
  7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
  9. stażysta,
  10. wolontariusz,
  11. praktykant,
  12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834),
  13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 poz. 248 i 834),

Poprzez informację o naruszeniu prawa należy rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby wykrycia takiego naruszenia prawa.

 

  • Sposób dokonywania i przyjmowania zgłoszeń

Zgłoszenie zewnętrzne kierowane do Rzecznika Finansowego może być dokonywane wyłącznie poprzez wyodrębnione kanały zgłoszeń:

  1. w postaci papierowej – przesłanej na adres do korespondencji: Rzecznik Finansowy, ul. Nowogrodzka 47A, 00-695 Warszawa, z dopiskiem na kopercie „do rąk własnych Koordynatora do spraw zgłoszeń zewnętrznych”,
  2. poprzez e-mail na adres:  sygnalista@sygnalista.rf.gov.pl, tytuł e-maila: sygnalista - zgłoszenie zewnętrzne;
  3. telefonicznie na numer telefonu 518 152 747;
  4. poprzez formularz elektroniczny (link do formularza); 
  5. ustnie podczas bezpośredniego spotkania Sygnalisty z Koordynatorem, na prośbę i z inicjatywy Sygnalisty.

Rzecznik Finansowy nie rozpatruje zgłoszeń zewnętrznych dokonanych anonimowo.

Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

  1. imię i nazwisko Sygnalisty, 
  2. adres do kontaktu z Sygnalistą,
  3. informację o naruszeniu prawa,
  4. powołanie (w miarę możliwości) dowodów potwierdzających informację o naruszeniu prawa.

 

  • Tryb postępowania w przypadku otrzymania zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Finansowego

•    Po otrzymaniu informacji o naruszeniu prawa Rzecznik Finansowy dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy Zgłoszenie stanowi informację o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rzecznika Finansowego, a jeżeli nie należy- na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
•    Rzecznik weryfikując Zgłoszenie może zwrócić się do Sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienie lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Rzecznik odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
•    W przypadku ustalenia, że Zgłoszenie;
    - dotyczy Informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie, która nie należy do zakresu działania Rzecznika Finansowego, po ustaleniu właściwego organu publicznego w sprawie, Rzecznik przekazuje mu Zgłoszenie niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni oraz informację o tym przekazuje Sygnaliście;
   - dotyczy Informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie, która nie należy do zakresu działania Rzecznika Finansowego, zaś do działań następczych uprawnione są instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej - Rzecznik niezwłocznie przekazuje im informacje zawarte w Zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne;
   - nie dotyczy Informacji o naruszeniu prawa- Rzecznik odstępuje od przekazania Zgłoszenia innemu organowi publicznemu i jego rozpoznania, informuje o tym Sygnalistę podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji Zgłoszenia.
•    Rzecznik Finansowy potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia Zgłoszenia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Rzecznik ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty,
•   W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 3 ust. 1 pkt. 17 Ustawy i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych, Rzecznik przekazuje to Zgłoszenie Rzecznikowi Praw Obywatelskich.
•  Rzecznik może nie podjąć działań następczych w przypadku gdy w Zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa, w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem. Rzecznik informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia- pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.

 

  • Informacja zwrotna

•   Rzecznik Finansowy informację zwrotną co do planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań przekazuje Sygnaliście co do zasady w tych przypadkach, gdy zostanie ustalone, iż to Rzecznik Finansowy odpowiada za podjęcie działań następczych na skutek Zgłoszenia, chyba, że Rzecznik Finansowy dysponuje danymi o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań realizowanych przez inny organ publiczny albo Rzecznika Praw Obywatelskich.
•   Rzecznik Finansowy przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia Zgłoszenia, tym samym kanałem komunikacji, którym Zgłoszenie wpłynęło, chyba, że Sygnalista wskazał inny kanał do komunikowania się z nim. Informacja zwrotna zawiera informację o podjętych czynnościach w związku ze Zgłoszeniem, w tym o planowanych lub podjętych działaniach następczych. W uzasadnionych przypadkach Rzecznik Finansowy przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia Zgłoszenia, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem ww. terminu. 
•   Rzecznik informuje Sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, w szczególności kontroli lub postępowań administracyjnych wszczętych na skutek Zgłoszenia. 

 

  • Działania następcze

•    Rzecznik Finansowy jako organ publiczny podejmuje działania mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, oraz w celu przeciwdziałania naruszenia prawa, które jest przedmiotem zgłoszenia co do zasady skutkujące postępowaniem wyjaśniającym, prowadzeniem kontroli lub wszczęciem postępowania administracyjnego przez Rzecznika Finansowego.
•    Rzecznik Finansowy jako organ publiczny może podejmować działania następcze dotyczące:
-   usług produktów i rynków finansowych w związku z naruszeniem przez podmioty rynku finansowego obowiązków wynikających z przepisów art. 4, art. 6-10, art. 30, art. 31, art. 31 w zw. z art. 32 ust. 1a, art. 37 w zw. z art. 32 ust. 1b ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego, o Rzeczniku Finansowym i o Funduszu Edukacji Finansowej (Dz. U. z 2015 r., poz. 1348 ze zm.),
-   od dnia 28 czerwca 2025 r. – usług, produktów i rynków finansowych – jako organ nadzoru wskazany w art. 38 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zapewnieniu spełnienia wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze (Dz. U. z 2024, poz. 731).
•    W sytuacji ustalenia, iż na podstawie art. 38 w/w ustawy Rzecznik Finansowy jest właściwy jako organ publiczny do realizacji działań następczych w związku ze Zgłoszeniem, Rzecznik Finansowy umożliwia wydanie Sygnaliście, na jego żądanie, zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 w/w ustawy, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania Sygnalisty.

 

  • Ochrona sygnalisty

•    Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania Zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonania Zgłoszenia i że stanowi Informację o naruszeniu prawa. Chwilą dokonania Zgłoszenia jest przekazanie informacji o naruszeniu prawa w taki sposób, że odpowiednia osoba - Rzecznik Finansowy - może się z nią zapoznać. 
•   Ochrona sygnalisty nie jest ograniczona w czasie. 
•   Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów). 

 

  • Środki ochrony prawnej sygnalistów

•    Środki ochrony sygnalistów obejmują zakaz działań odwetowych, prób lub gróźb zastosowania takich działań.
•  Zgodnie z treścią art. 14 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
•    Zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów dokonanie zgłoszenia zewnętrznego przez sygnalistę nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie zewnętrzne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. 
•   W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
•  Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
•   Nie można zrzec się rzeczonych praw ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
•    Środki ochrony prawnej mogą być odpowiednio zastosowane do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

 

  • Zasady zachowania poufności

•   Rzecznik Finansowy działając przez Osoby upoważnione zapewnia uniemożliwienie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem nieupoważnionym osobom, a także ochronę poufności tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, w tym osób w nim wymienionych, co dotyczy informacji, na podstawie których można zidentyfikować tożsamość tych osób. Postanowienia powyższe nie dotyczą przypadków, w których ujawnienie informacji jest wymagane na podstawie powszechnie obowiązującego prawa.
•   Dostęp do informacji objętych Zgłoszeniem mają wyłącznie Osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tych danych w tajemnicy.
•  Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości polegają ujawnieniu, gdy jest to koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi, prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia Rzecznik Finansowy powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienia powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba, że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

 

  • Zasady przetwarzania danych osobowych 

•  Rzecznik Finansowy przetwarza dane osobowe pozyskane w ramach Zgłoszenia, zgodnie z przepisami prawa, w tym RODO. Po otrzymaniu Zgłoszenia Rzecznik Finansowy przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. 
•    Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
•    Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO nie stosuje się w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
•    Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
•   Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Finansowego przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
•   Rzecznik Finansowy usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 5 powyżej.
•    Przepisu ust. 6 powyżej nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

 

  • Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych

•   Administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach niniejszej Procedury jest Rzecznik Finansowy z siedzibą w Warszawie 00-695, ulica Nowogrodzka 47a, za którego we wskazanym zakresie działają Osoby upoważnione przez Rzecznika Finansowego w tym Koordynator. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail właściwym do obsługi zgłoszeń zewnętrznych lub pisemnie na adres siedziby Rzecznika Finansowego z dopiskiem „do Koordynatora ds. zgłoszeń zewnętrznych”. 
•   Rzecznik Finansowy powołał Inspektora Ochrony Danych, z Inspektorem skontaktować się można poprzez pocztę elektroniczną iod@fr.gov.pl lub korespondencyjną tradycyjną na adres siedziby Rzecznika z dopiskiem „dane osobowe”.
•   Dane osobowe gromadzone w związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń zewnętrznych – zwanych w Procedurze zgłoszeń zewnętrznych Biura Rzecznika Finansowego „Zgłoszeniami” - oraz podejmowaniem działań następczych są przetwarzane w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, tj. w celu przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Z uwagi na okoliczność, iż przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, a w zakresie danych szczególnej kategorii – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO. Dane osobowe gromadzone w rejestrze Zgłoszeń są przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 46 ust. 1 pkt 1 Ustawy.
•   Dane osobowe są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W przypadku przekazania Zgłoszenia przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego w którym przekazano Zgłoszenie do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W przypadku gdy nie przyjęto Zgłoszenia – przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym nie przyjęto Zgłoszenia. Okresy te mogą być dłuższe w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych - wówczas dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny w związku z tymi postępowaniami, do czasu prawomocnego zakończenia właściwego postępowania. 
•   Dane osobowe zawarte w rejestrze Zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
•   Dane osobowe mogą być udostępnione organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa, w tym urzędom i organom publicznym. 
•  Administrator nie będzie przekazywał danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że wymagają tego przepisy prawa powszechnie obowiązującego. 
•  Osobie której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia danych osobowych, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba taka uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO. 
•    W przypadku gdy dane osobowe pozyskiwane są od osoby, której dane dotyczą, podanie danych osobowych jest dobrowolne.
•    W przypadku gdy dane osobowe nie zostały pozyskane od osoby, której dane dotyczą, Koordynator nie podaje tej osobie informacji o których mowa w art. 14 ust. 1 i 2 RODO w sytuacjach o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO (m.in. gdy udzielenie takich informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku). Koordynator nie podaje informacji o źródle pochodzenia danych osobowych oraz nie przekazuje tej informacji w trybie art. 15 ust. 1 lit. g RODO, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości”.


 

Metadane

Data publikacji : 16.01.2025
Podmiot udostępniający informację:
Rzecznik Finansowy
Osoba wytwarzająca/odpowiadająca za informację:
Osoba udostępniająca informację:
Jacek Czarnocki

Opcje strony

do góry